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檔案知識專欄(28)——檔案行業標準《歸檔文件整理規則》

樓主:新疆賽昂新軟 時間:2021-10-20 10:05:09

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前 ? ?言


本標準代替DA/T 22-2000《歸檔文件整理規則》。

本標準與DA/T 22-2000相比主要變化如下:

——標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2009進行了修改;

——將標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料;

——調整歸檔文件分類方法;

——增加歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求;

——增加歸檔文件檔號結構和編制要求;

——將室編件號、館編件號統一為件號;

——在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

本標準的附錄A是規范性附錄,附錄B、附錄C、附錄D、附錄E是資料性附錄。

本標準由國家檔案局提出并歸口。

本標準起草單位:國家檔案局檔案館(室)業務指導司。

本標準主要起草人:許卿卿 丁德勝 張會琴 張紅 吳惠敏 劉峰 王勤 宋涌

本標準于2000年12月6日首次發布。

?

歸檔文件整理規則

1 范圍

本標準規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標準適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的,從其規定。

2 規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范

DA/T 1-2000 檔案工作基本術語

DA/T 13-1994 檔號編制規則

DA/T 25-2000 檔案修裱技術規范?

DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范

3 術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1

歸檔文件 archival document(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料,包括紙質和電子文件材料。

3.2

整理 arrangement?

將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等),使之有序化的過程。

3.3

? ? 件 item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號 archival code

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼,以體現歸檔文件的類別和排列順序。

4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系。

4.2 歸檔文件整理應區分不同價值,便于保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

5 一般要求

5.1 組件(件的組織)

5.1.1 件的構成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉發文與被轉發文為一件;原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一般獨立成件,也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的,文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

5.1.2 件內文件排序

歸檔文件排序時,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉發文在前,被轉發文在后;原件在前,復制件在后;不同文字的文本,無特殊規定的,漢文文本在前,少數民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。有文件處理單或發文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發文稿紙和定稿在后。

5.2 分類

5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學分類,同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

5.2.2 歸檔文件一般采用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)等方法進行三級分類。

? ? a)按年度分類

將文件按其形成年度分類??缒甓纫话銘晕募灠l日期為準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,統一按文件簽發日期判定所屬年度??缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年??缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以說明。

? ? b)按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用,不能同時采用。采用機構分類的,應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類,涉及多部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。采用問題分類的,應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

? ? c)按保管期限分類

? ? 將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3 規模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位,可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

5.3 排列

5.3.1 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按時間結合事由排列。

5.3.2 同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。

5.3.3 會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

5.4.1 歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

5.4.2 檔號的結構宜為:全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(問題)代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3 檔號按照以下要求編制:

? ? a)全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號,用4位數字或者字母與數字的結合標識,按照DA/T 13-1994編制。

? ? b)檔案門類代碼?年度:歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯數字標注公元紀年,如“2013”。

? ? c)保管期限:保管期限分為永久、定期30年、定期10年,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

? ? d)機構(問題)代碼:機構(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識,如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(問題)分類的,應省略機構(問題)代碼。

? ? e)件號:件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號,用4位阿拉伯數字標識,不足4位的,前面用“0”補足,如“0026”。

5.4.4 歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5.4.5 歸檔章應將檔號的組成部分,即全宗號、年度、保管期限、件號,以及頁數作為必備項,機構(問題)可以作為選擇項(見附錄A 圖A1)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(問題)按照5.4.3編制,頁數用阿拉伯數字標識(見附錄A 圖A2)。為便于識記,歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識,機構(問題)也可以用“辦公室”等規范化簡稱標識(見附錄A 圖A3)。

5.5 編目

5.5.1 歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細,便于檢索。

5.5.2 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,對復文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

? ? a)序號:填寫歸檔文件順序號。

b)檔號:檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

? ? c)文號:文件的發文字號。沒有文號的,不用標識。

? ? d)責任者:制發文件的組織或個人,即文件的發文機關或署名者。?

? ? e)題名:文件標題。沒有標題、標題不規范,或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的,應全部或部分自擬標題,自擬內容外加方括號“[ ]”。

? ? f)日期:文件的形成時間,以國際標準日期表示法標注年月日,如19990909。

g) 密級:文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,不用標識。

h)頁數:每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

i)備注:注釋文件需說明的情況。

5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面,頁面宜橫向設置(見附錄B 圖B1)。 ??

5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄,應編制封面(見附錄B 圖B2)。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題),其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊,也可每年區分保管期限裝訂成冊。

6 紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

6.1 修整

6.1.1 歸檔文件裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行修整。

6.1.2 歸檔文件已破損的,應按照DA/T 25-2000予以修復;字跡模糊或易退變的,應予復制。

6.1.3 歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4 對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

6.2 裝訂

6.2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應維持不變。

6.2.2 應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統一。

6.2.3 用于裝訂的材料,不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

6.2.4 永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數較少的,使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)或縫紉機軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5 永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式可以按照6.2.4執行,也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3 編頁

6.3.1 紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

6.3.2 頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。6.4 裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1 檔案盒

6.4.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。

6.4.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項(見附錄D 圖D2、圖D3)。其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。

6.4.2 備考表

備考表置于盒內文件之后,項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。

? ? a)盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b)整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。

? ? d)檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5 排架

6.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。

6.5.2 歸檔文件按年度—機構(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架,便于實體管理。

6.5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機構(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。

7 歸檔電子文件的整理要求

7.1 歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目,應符合本《規則》“5 一般要求”的規定。

7.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求,參照《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執行。

7.3 歸檔電子文件整理,應使用符合《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894等標準的應用系統。

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